Como escrever um e-mail profissional em 7 passos

Como escrever um e-mail profissional em 7 passos


Saber o que dizer em um texto de e-mail é importantíssimo, porém para que as informações sejam transmitidas com clareza, temos alguns pontos a te mostrar. Por isso, se você quer aprender a ser mais profissional ao enviar um e-mail, acompanhe o post abaixo:

1. Assunto

O campo do assunto é o primeiro passo para a escrita de um excelente e-mail profissional. Sua principal característica é conter frases curtas e objetivas. Se o corpo do texto se refere a uma reunião geral, por exemplo, o ideal é que o assunto contenha essa palavra-chave, veja:

“Convocação para reunião geral”.

Não é preciso incluir detalhes como horário, dia e local da reunião no assunto do e-mail, até porque tais informações comporão o texto da mensagem. E lembre-se que assunto vazio é considerado spam! Então, antes de enviar o e-mail certifique-se que o assunto foi preenchido corretamente.

2. Cumprimentos iniciais

Vamos lá: quando você inicia uma conversa escrita como você fala?

“Boa tarde João” ou “Boa tarde, João.”
“Oi Maria” ou “Oi, Maria!”


Talvez você use a primeira, acertei? Sinto informar, mas essa é a opção incorreta e pode comprometer todo o sentido de sua frase. Veja como o significado é diferente nas frases a seguir:

“Você viu o professor Rogério?”
“Você viu o professor, Rogério?”


Na primeira, você está perguntando a alguém se ele avistou o “professor Rogério”, já na segunda, com o uso correto da vírgula no vocativo, a pergunta é direcionada para o Rogério.

Com base nisso, podemos definir o vocativo como: o elemento através do qual nos dirigimos ao ouvinte ou leitor para chamá-lo. A vírgula que o separa do restante da frase, portanto, é obrigatória! Vejamos alguns exemplos práticos:

Boa tarde, Joana!
Joana, boa tarde!
Prezado Diretor, bom dia!
Caro diretor de Vendas,
Querido cliente, como vai?
Bom dia, professora!
Obrigado, amigo.

3. Conteúdo do e-mail

Seja em um e-mail formal ou informal, é preciso ter clareza nas palavras para que a pessoa que está lendo entenda a sua mensagem.

Dessa maneira, desenvolver um corpo de e-mail informativo e sucinto, que transmita uma mensagem objetivae

Se o intuito é a convocação para uma reunião com a equipe de gestores, por exemplo, diga:

“Prezados Gestores, boa tarde!

Encaminho este e-mail para convocá-los para nosso treinamento, seguem informações abaixo:

dia 15/09/2020 às 16h em nosso Centro de Convenções.

Qualquer dúvida podem entrar em contato comigo.”


Note, que em um pequeno email que pode ser escrito rapidamente você informou:

- Data
- Hora
- Local
- E quem contatar em caso de dúvidas


Às vezes, menos informações geram menos confusões e a mensagem é entendida mais rapidamente. Leve isso em consideração na hora de escrever seu e-mail.

4. Como finalizar um e-mail profissional

A última coisa que lemos em um e-mail é o encerramento da mensagem, isto é, a despedida do remetente.

É aqui que a pessoa guarda seu nome e informações sobre você.

Seria ideal se nesta etapa você contasse com uma assinatura de e-mail, assim as informações essenciais como seu nome, telefone e e-mail estariam disponíveis ao destinatário sempre que ele precisar entrar em contato com você e, além disso, seus e-mails sempre estariam padronizados.

Mas, antes dessa parte, é fundamental fazer uma despedida formal adequada ao restante da mensagem. Você pode usar:

- Atenciosamente
- Respeitosamente
- Cordialmente
- Saudações
- Agradeço a atenção
- Desde já, muito obrigado(a)
- Grato(a)
- Com os melhores cumprimentos

5. Cuidado com a CAIXA ALTA

A não ser que você precise destacar alguma informação importante da mensagem de seu e-mail, evite utilizar a caixa alta.

Muitas vezes, o uso desenfreado da caixa alta pode passar a impressão de que VOCÊ ESTÁ IRRITADO OU GRITANDO.

Em vista disso, para trazer mais atenção a algum trecho de seu e-mail, utilize negrito, sublinhado ou itálico, por exemplo. Mesmo assim, use as formatações com cautela para que não prejudiquem a interpretação de sua mensagem.

6. Sem Abreviaturas

Embora vivamos numa era de rapidez nas informações e tecnologias de ponta, a prática de escrever por abreviações não é recomendada para e-mails formais.

Além de soar desrespeitoso, a informalidade não cabe para todas as situações da vida, muito menos para fins profissionais.

Nesse sentido, atente-se à escrita e supere seu vício de linguagem de usar abreviações informais como: “vc”, “oq”, “pq”, “blz”,. entre outros. Para e-mails profissionais utilize a língua padrão da Língua Portuguesa e revise muito bem seu texto antes de enviá-lo.

7. Não esqueça do anexo

Se você informou sobre arquivos durante o texto de seu e-mail, não esqueça de anexá-los!

Além de explicar muito bem o motivo pelo qual você está encaminhando aqueles anexos, é fundamental não esquecer de inseri-los em seu e-mail. Isso vai otimizar a comunicação entre as partes e evitará retrabalhos.

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